Estado de Situación Financiera

Boletín de Aplicación VEN-NIF N° 4 (BA VEN-NIF N° 4) 

Estado de situación financiera definición:

Es un estado financiero que presenta la relación entre los activos pasivo y el patrimonio de una entidad en una fecha específica (también denominado balance general).

Los estados financieras representan al producto final del proceso contable su finalidad principal es informar a los distintos usuarios sobre el resultado de las operaciones llevarlas a cabo en la entidad durante un periodo determinado. Su situación financiera y su flujo de efectivo proporcionando información que sea útil para la toma de decisiones.

Muestra los resultados de la administración de la entidad en el periodo para el que se está informando permitiendo a los usuarios conocer la gestión de los recursos confiados a la administración para así aplicar correctivos oportunos en caso de ser necesarios.

Los estados de situación financiera representan la forma de presentarse la información a los distintos usuarios de comunicar el resultado de las operaciones llevadas a cabo por la entidad. Ellos forman parte de las operaciones, información presentada a los usuarios para que tomen decisiones por lo que debe procurarse por la información presentada en ellos le sean de utilidad para los fines para lo que fue creada.

De esta forma entendiendo la información financiera como todo tipo de información que comunique la posición y desempeño financiero de una entidad económica cuyo objetico esencial es ser de utilidad  al usuario general durante el proceso de la toma de decisiones pueden definirse los estados financieros como la manifestación fundamental de la información financiera pues representan la forma primordial de comunicar la información contable financiera.

(Sección 4 NIIF) Estado de situación financiera especifica las partidas que deben presentarse en un estado de situación financiera y proporciona una guía obligatoria sobre la secuencia de las partidas y el nivel de agregación detallada otra información por presentar ya que sea en el estado de situación financiera o en las notas determina también como diferenciar los activos y pasivos corrientes de los activos y pasivos no corrientes y estipula cuando se debe hacer una separación entre corriente y no corriente.

OBJETO DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

El Marco Conceptual para la Elaboración y Presentación de los Estados Financieros explica que: “la situación financiera de una entidad se ve afectada por los recursos económicos que controla, por su estructura financiera, por su liquidez y solvencia, así como por la capacidad para adaptarse a los cambios habidos en el medio ambiente en el que opera” (párrafo 16).

También explica, que la información acerca de la situación financiera de una entidad: Es útil al predecir las necesidades futuras de préstamos, así como para entender cómo las ganancias y flujos de efectivo futuros serán objeto de reparto entre los que tienen intereses en la propiedad; también es útil al predecir si la entidad tendrá éxito para obtener nuevas fuentes de financiación. La información acerca de la liquidez y solvencia es útil al predecir la capacidad de la entidad para cumplir sus compromisos financieros según vayan venciendo (párrafo 16).

Según los marcos legales en Venezuela:

·         Presentar en forma resumida la situación patrimonial de una entidad mercantil.

·         Cumplir con la publicidad exigida por el Código de Comercio Art. (308 y 226 del Código de comercio).

·         Para el decreto de dividendos.

·         Para determinar el aumento o disminución del capital de trabajo.

·         Para cumplir el requisito exigido por el código de comercio en los siguientes casos:

                  _ Fusión y conversión de sociedades (Art. 344)

                  _ Emisión de obligaciones (Art. 302)

                  _ Cuando hay disminución del capital a 2/3 ó 1/3 (Art. 264).

FORMAS DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

 MEMBRETE DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

CONTENIDO DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DE ACUERDO AL
TIPO DE EMPRESA:

Empresa donde el Patrimonio es más importante que el Pasivo: (CANTV)

DIFERENCIA ENTRE PARTIDAS 

DEFINICIONES MÁS IMPORTANTES

Finalmente, el patrimonio de una entidad, se presenta según la forma jurídica que tenga la entidad, dependiendo de si se trata de una firma personal, de una sociedad de personas, una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima. De lo antes expuesto es necesario aclarar lo siguiente:

a. Todos aquellos activos y pasivos, que no cumplan con los requisitos para ser considerados como corrientes, deberán clasificarse como no corrientes, en el cuerpo del estado de situación financiera.

b. El ciclo normal de la operación de una entidad, es el periodo comprendido entre la adquisición de los activos que entran en el proceso productivo y su realización en efectivo o equivalentes al efectivo. Cuando el ciclo normal de la operación no sea claramente identificable, se supondrá, que su duración es de 12 meses (NIC 1, párrafo 68). Por ello, todas las partidas que se deriven de las operaciones normales de la entidad, deberán clasificarse como corrientes sólo, por el hecho de estar relacionadas con las operaciones de la entidad, independientemente, de que su vencimiento sea en un momento posterior a los doce meses. Así, una cuenta por cobrar comercial con vencimiento a 36 meses (derivada de una operación de venta a plazos, por ejemplo), deberá ser clasificada como corriente, a pesar de que será cobrada más allá de los doce meses.

c. Cuando una entidad suministra bienes o servicios, dentro de un ciclo de operación claramente identificable, la clasificación separada de los activos y pasivos corrientes y no corrientes, proporciona una información útil, ya que permite, distinguir los activos y pasivos que conforman el capital de trabajo, de los activos y pasivos utilizados en las operaciones a largo plazo de la entidad (NIC 1, párrafo 62).

Por el contrario, cuando la entidad no suministre bienes o servicios dentro de un ciclo de operación claramente definido, el presentar sus activos y pasivos por orden de liquidez ascendente o descendente, podría proporcionar información fiable y más relevante, que la presentación separada de los activos y pasivos corrientes y no corrientes (NIC 1, párrafo 63). Por esto, el estado de situación financiera de una PYME, podrá presentarse atendiendo básicamente, al criterio de separación entre corriente y no corriente de los activos y pasivos, y la ordenación de las partidas dentro de los activos y pasivos, tanto corrientes como no corrientes, será aquel que mejor refleje la realidad de las operaciones llevadas a cabo por la entidad: por orden de liquidez ascendente o descendente, o por importancia dentro de la empresa de la partida.

PARTIDAS DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA 

Con respecto a su presentación en el estado de situación financiera, la norma no establece el formato ni el orden de colocación de las partidas, pero establece, que debe hacerse una distinción entre partidas corrientes y no corrientes para los activos y los pasivos, a menos que una presentación basada en liquidez, proporcione una información más relevante. Los  párrafos 4.5 al 4.8 establecen los criterios de clasificación de un activo o un pasivo como corriente o no corriente.

ESTRUCTURAS MODELO DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

DEFINICIONES DE ALGUNAS PARTIDAS

CAJA CHICA: Representa el dinero efectivo que mantiene la empresa para efectuar sus pagos menudos. Aumenta por él debe cuando se decide crear y aumentar el fondo fijo de caja chica y disminuye por el haber cuando se decide disminuir o eliminar el fondo.

CAJA: En esta cuenta se registran las entradas y salidas de dinero. La cuenta caja aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo.

Como toda cuenta de activo, aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es de naturaleza deudora.

BANCO: Esta cuenta comprende el valor de los depósitos a favor de la empresa hechos en instituciones bancarias, siempre y cuando el mismo esté disponible. La cuenta banco aumenta cuando se deposita dinero y disminuye cuando se expiden cheques contra el banco. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

INVERSIONES TRANSITORIAS: Son valores adquiridos para producir ingresos a corto plazo, cuya finalidad es obtener un rendimiento temporal mientras no se requiera del dinero en efectivo para las necesidades inmediatas. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

EFECTOS POR COBRAR: Su origen es una venta a crédito y está representada por las letras de cambio y pagarés. Aumenta por él debe y disminuye por él haber. Su saldo es de tipo deudor.

CUENTAS POR COBRAR: Esta cuenta se crea cuando se realiza una venta a crédito y representa el monto total que adeudan los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; está representada por las facturas. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es de tipo deudor.

INVENTARIO DE MERCANCIAS: Representa la existencia de las mercancías que son propiedad de la empresa. El saldo representa la existencia de mercancías.

SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO: Representa el valor de las primas pagadas anticipadamente por concepto de las pólizas de seguros de los vehículos, de incendios, robos, etc. Se carga en el: momento en que se adquiere el seguro y se va abonando en la medida en que se va cumpliendo el tiempo previsto de cobertura. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

INTERESES PAGADOS POR ANTICIPADO: En esta cuenta se registra los intereses pagados por adelantado, generalmente son ocasionados por préstamos obtenidos en instituciones de crédito. Aumenta por él debe cada vez que se paguen intereses por anticipado y disminuye por el haber cuando la parte proporcional de dichos intereses se haya consumido. Su saldo es deudor.

ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO: Es el valor de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa la empresa, las cuales aún sin estar vencidas se pagaron anticipadamente. Aumenta por él debe cada vez que se paga por anticipado el valor de la renta y disminuye por el haber cada vez que haya transcurrido el tiempo correspondiente a la renta prevista. Su saldo es de naturaleza deudora.

INVERSIONES: En este grupo se clasifican todas aquellas inversiones a largo plazo, obtenidas por la empresa con la intención de conservarlas por más de un ejercicio económico. Ej. Inversiones en Bonos, Inversiones en Acciones.

TERRENO: Esta cuenta corresponde al valor de costo del lote de tierra sobre el cual está construida la empresa. Aumenta por él debe cuando se adquiere el terreno y disminuye por él haber en caso de que sea vendido. Su saldo es deudor.

EDIFICIO: Representa el valor de las construcciones que se hayan edificado sobre el terreno propiedad de la empresa. Estas construcciones deben ser utilizadas solamente  para el funcionamiento de la empresa. Aumenta por él debe y disminuye por él haber cuando esté bien sea vendido. Su saldo es deudor.

MAQUINARIA: Representa el valor del conjunto de maquinarias y equipos de producción, tales corno envasadoras, selladoras, lavadoras, etiquetadoras, equipos industriales. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor

MOBILIARIO: Es el valor de los muebles adquiridos por la empresa para su uso, por ejemplo: mostradores, estantes, archivadores, sillas, escritorios, aire acondicionado, etc. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

VEHICULO: Corresponde al valor de adquisición de camiones, camionetas, automóviles que están al servicio y son propiedad de la empresa. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor

EQUIPO DE OFICINA: En esta cuenta sé. Incluyen las máquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras, sumadoras y otros. Su saldo es deudor. Aumenta por él debe y disminuye por el haber.

ARTICULOS DE ESCRITORIO: Esta cuenta se constituye con el material de trabajo que posea la empresa, corno el papel, tinta, carpetas, lápices, clips, grapas, gomas de borrar, correctores, ganchos de carpetas,  perforadoras, etc. es decir, materiales que la empresa utiliza en sus operaciones cotidianas. Su saldo es deudor. Aumenta por él debe y disminuye por el haber.

DERECHOS DE AUTOR: Representa el derecho exclusivo que otorgan las leyes para la reproducción y venta de un invento, materiales impresos (libros, folletos, dibujos, etc.), un diseño, una fórmula una composición musical etc. Aumenta por él. Debe y disminuye por el haber Su saldo es deudor.

MARCAS DE FÁBRICA: Su valor consiste en el derecho a usar la identificación distintiva de un producto fabricado o de un servicio prestado, ejemplo: un nombre, un signo, un lema, un dibujo o un emblema. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

PLUSVALÍA: Representa el crédito mercantil O buen nombre de la empresa. Se refiere al sobre precio pagado por un negocio o empresa sobre su valor en libros, o sobre el valor estimado o convenido de todos los activos netos tangibles adquiridos. Su valor son los derechos y beneficios esperados que su posesión confiere al propietario. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

GASTOS DE ORGANIZACION: Su valor comprende todos los gastos requeridos para poner a la empresa en funcionamiento. Ejemplo: estudios de mercado, gastos legales propios de la creación de empresas (redacción de documentos, pagos del registro mercantil, honorarios de abogados, etc.). Aumenta por él debe cuando la empresa incurre en alguno de los gastos anteriores y disminuye por el haber cuando se amortiza periódicamente la parte proporcional correspondiente al ejercicio económico respectivo. Su saldo es deudor.

MEJORAS A LA PROPIEDAD ARRENDADA: Representa las obras, adaptaciones, instalaciones permanentes y cualquier otra bien hechura construida sobre el local que no es propiedad de la empresa pero que ésta utiliza para su funcionamiento. Su saldo es deudor.

CAMPAÑA PUBLICITARIA: Representa el valor de. La publicidad que es propiedad de la empresa. Entre los medios más utilizados están: anuncios en televisión, radio, cine, folletos, volantes, anuncios en diarios, revistas y otros medios publicitarios. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

PRESTAMOS A COBRAR A LARGO PLAZO: Son los créditos concedidos a funcionarios y empleados de la empresa para que adquieran sus viviendas. Se clasifica como otro activo por ser recuperable a largo plazo. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor

DEPOSITOS EN GARANTIA: Esta cuenta está constituida por los contratos que la empresa suscribe para disfrutar algún servicio, por los cuales deberá entregar en calidad de depósito cierta cantidad de dinero. Ejemplo depósito para el servicio de luz eléctrica, depósito para el servicio de teléfono, depósito por contrato de arrendamiento, etc. Esta cuenta representa un activo por cuanto la suma de dinero entregada se recibirá nuevamente cuando concluya el contrato de servicio Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

INVERSIONES PERMANENTES: Representa aquellas sumas de dinero que son invertidas en bienes que no son relacionados con las operaciones de la empresa y su recuperación es a largo plazo. Ejemplo: terrenos y edificios para arrendar, bonos de otras compañías; acciones de otras empresas y otros títulos de valores. Aumenta por él debe y disminuye por el haber. Su saldo es deudor.

DEPRECIACION ACUMULADA: Representa el valor del uso, desgaste, consumo y antigüedad de los activos fijos. Por ser una cuenta de valuación de activos su saldo es acreedor.

EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS. Se originan del endoso a una entidad financiera de las letras de cambio que se han recibido en la empresa de los clientes. Es decir, se envían a un banco al descuento, obteniendo el dinero por anticipado, pagando por lo general intereses y comisiones bancarias, desde el día de la operación hasta el día del vencimiento. Una vez vencido, el banco lo presenta a cobranza, al cliente y si este no lo cancela se lo carga a la cuenta de la empresa por el valor original.

CUENTAS POR PAGAR: Son generalmente facturas de los proveedores de mercancías, equipos o de servicios recibidos. Está constituida por las deudas que tiene la empresa por sus obligaciones. Esta cuenta surge cuando la empresa realiza compras a crédito y las cuales deberá cancelar en un plazo no mayor de doce meses. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

EFECTOS POR PAGAR: Los efectos a pagar se originan cuando la empresa acepta documentos de crédito a sus proveedores. Esta cuenta aumenta por el haber cuando la empresa acepta letras de cambio o pagarés; disminuye por él debe cada vez que se paguen o se cancelen estos documentos. Su saldo es acreedor.

PROVISIÓN: Pasivo cuya cuantía o vencimiento es incierto

PIGNORACIONES POR PAGAR: Son aquellos bienes propiedad de la empresa que han sido dados a terceros en garantía de su valor recibido en dinero u otros bienes. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR. Corresponde a sueldos devengados por el personal para la fecha del balance general, pero que sin embargo no son exigibles por no coincidir el periodo contable con la fecha de pago. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

PRESTAMOS POR PAGAR: Son por lo general préstamos bancarios pagaderos en un plazo no mayor de un año. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

IMPUESTOS POR PAGAR: Representa todos los impuestos acumulados hasta la fecha del balance general y que aún no han sido pagados. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

INTERES POR PAGAR: Son los intereses acumulados hasta la fecha del balance general y que aún no han sido pagados. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor. Se considera Pasivo Circulante: toda clase de obligación pagadera en un plazo no mayor de un alío y/o que requiera la entrega de algún Activo Circulante para su cancelación

HIPOTECA POR PAGAR: Representan el monto de los préstamos hipotecarios que la empresa tiene la obligación de cancelar Dicha obligación surge cuando la empresa adquiere iii terreno u otro bien inmueble a crédito, el cual se garantiza una hipoteca sobre el mismo inmueble adquirido. También surge esta cuenta cuando la empresa hipoteca al banco un bien inmueble como un terreno o un edificio, a fin de obtener dinero para realizar actividades concernientes a la empresa. Disminuye por él debe por los pagos que se hagan a cuenta o liquidación del préstamo hipotecario y aumenta por el haber cada vez que se entregue en garantía un bien inmueble. Su saldo es acreedor.

BONOS POR PAGAR: Son obligaciones que emiten las grandes empresas para obtener financiamiento a largo plazo. Disminuye por él debe y aumenta por el haber Su saldo es acreedor.

EFECTOS A PAGAR A LARGO PLAZO: Son letras y pagarés firmados por la empresa pagadera en un plazo mayor de un año. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor. Se considera Pasivo a Largo Plazo toda clase de obligación pagadera en un plazo mayor de un año. En el último año de su vencimiento pasa a ser Pasivo Circulante.

CRÉDITOS DIFERIDOS: Este grupo comprende todos aquellos ingresos cobrados por anticipado que han de ser devengados en periodos superiores a un ejercicio económico.

ALQUILERES COBRADOS POR ANTICIPADO: Es el importe de las rentas que, aún sin estar vencidas, se han cobrado anticipadamente. Estos alquileres cobrados por anticipado representan una obligación de la empresa para con el arrendatario de continuar proporcionando el inmueble. Disminuye por él debe y aumenta por el haber Su saldo es acreedor.

INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO: Son los intereses que aún no están vencidos pero se han cobrado anticipadamente. Representa un pasivo porque la empresa tiene la obligación de mantener en poder del deudor la cantidad que le ha concedido en préstamo durante el tiempo que comprenden los intereses. Aumenta por el haber cada vez que se cobren intereses por anticipado y disminuye por él debe por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad. Su saldo es acreedor.

PRIMAS SOBRE BONOS EMITIDOS: Representa el valor del cobro anticipado que se realiza por encima del valor nominal de los bonos emitidos por la empresa Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

CAPITAL INICIAL: Representa el monto a que asciende el patrimonio que tenga la empresa al comenzar el período contable. Esta cuenta se registra precedida del nombre del propietario cuando se trate de empresas particulares o de sociedades mercantiles distintas de las anónimas. Ejemplo. Sr. Rodríguez, Cuenta Capital. Disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es acreedor.

CUENTA PERSONAL: Refleja la suma total de los retiros de dinero realizados por el propietario o socios de la empresa, cuyo uso es particular. Estos retiros se realizan en forma de adelantos de las utilidades de la empresa. Esta cuenta se registra precedida del nombre del propietario o socios. Ejemplo Sr. Rodríguez, Cuenta Personal Aumenta por él debe y disminuye por el haber.

UTILIDAD O PÉRDIDA: Representa como su nombre lo indica la ganancia o pérdida obtenida durante el ejercicio económico, este resultado afectará la cuenta capital en forma diminutiva